20maio 2016

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HOME OFFICE: o modelo da flexibilidade e produtividade

Madrugar, enfrentar trânsito de horas, e viver sob uma rotina esmagadora não faz mais parte do cotidiano de muitos colaboradores. A “mágica” acontece, pois optaram pelo home office, que não necessariamente seja um escritório em casa, mas um espaço alternativo ao escritório da empresa.

Rotina Portátil

A rotina deste trabalho a distância pode ser feito em uma cafeteria, em galpões de aeroporto entre os voos à trabalho, ou em casa mesmo. O mais importante é que seja um trabalho “portátil”, que o colaborador ou empresário tenha conforto, através de uma rotina mais flexível, e que não tenha mais que se submeter a gastar tanto tempo em congestionamentos para chegar a empresa para ficar sentado em frente a um computador. A ideia é otimizar o tempo. O colaborador deve comparecer à empresa em média a 1 ou 2 vezes por semana a fim de alinhar alguns pontos em uma reunião presencial. Nada mais justo do que driblar o deslocamento com a ajuda da tecnologia, adotando arranjos flexíveis que dispensem a presença física em tempo integral.

Qualidade de vida

Todo este tempo escapando do congestionamento pode ser convertido em mais tempo com os filhos, à prática de esportes, entre outras coisas que você sempre quis adicionar à sua vida, mas não tinha tempo. Ou aquela viagem que poderia começar na sexta-feira, mas sua rotina te prendia. Com o home office você pode adiantar tarefas e gerenciar seu tempo de acordo com seus objetivos.

É preciso gerenciar atividades

Esse modelo de trabalho, Home Office, parece ser a vida perfeita. Pessoas já se imaginam trabalhando de pijama, pantufa, jogados no sofá com a tv ligada. No entanto para que se cumpram metas e esteja com as rotinas em dia, a história tende a ser bem diferente.

O home office exige profissionalismo até na hora de se vestir. Quem aproveita a ausência dos colegas de trabalho para se vestir desleixadamente, reflete este desleixo na qualidade de suas atividades, pois diminui a seriedade do trabalho. Outro fato que se faz necessário estar sempre devidamente vestido é que muitas vezes (você esperando ou não) você terá de participar de uma vídeo conferência, seja com um dos seus funcionários ou com um cliente.

Se trabalhar em frente à um computador no meio corporativo já exige disciplina, trabalhar me casa exige uma dose de disciplina extra. Em meio ao conforto é preciso lidar com as tentações da geladeira e tv que estão tão perto. De lazeres no meio do dia. Para não se entregar ao erro, é necessário que se defina e organize horários de expediente (até para que os colaboradores saibam que horas conseguem entrar em contato com você) e separar um espaço na casa para que seja o seu ambiente de trabalho, no caso de morar com outras pessoas, é preciso estabelecer algumas regras, para que não seja incomodado durante o seu horário de trabalho. Isso transmite uma atitude profissional para si mesmo e para os outros, além de organizar hábitos que permitam um andamento efetivo das atividades, não perdendo prazos e cumprindo metas.

Produtividade

Home office e o aumento da produtividade é um fato mais do que comprovado. Segundo pesquisas do Banco do Brasil, cada funcionário que participa do programa de trabalho portátil aumenta 15% a própria produtividade. Além disso, cada um gera uma economia de 17%. Este resultado se deve a uma esfera de fatores.

No escritório muitas vezes estamos em uma linha de raciocínio e de repente alguém começa a conversar, e como consequência, em média de 15 minutos são perdidos, porque é necessário retornar ao texto e construir a linha lógica mais uma vez. Essa interrupção não acontece quando você trabalha sozinho e aumenta sua concentração, foco e o seu rendimento.

Redução de custos

Uma empresa que adota a prática do home office, além de proporcionar bem estar aos seus funcionários, acaba reduzindo também custos com aluguel, transporte e energia. Uma nova arquitetura, sem salas e mais salas, mas um andar só com salas de reuniões e armários para pertences tem sido a nova tendência adotada.

Uma das ferramentas da NOCTI que pode te auxiliar nesta migração de estilo de trabalho é a NocMail Zimbra, que oferece aos funcionários a alternativa de trabalharem em suas casas. Esta plataforma permite os colaboradores compartilharem informações por diversos dispositivos como computadores, smartphones e tablets, além ser compatível com diferentes sistemas operacionais (Windows, Linux, iOS, Android). Através da NocMail Zimbra sua empresa pode organizar e compartilhar seus calendários, contatos profissionais e documentos. Outro benefício desta ferramenta é que não há preocupação com câmbio e oscilações do dólar, além de contar com recursos similares como o Google for Business Office 365 da Microsoft, e-mail corporativo e ferramentas de produtividade. E o melhor de tudo, comum investimento extremamente inferior.

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